Hoe dient u uw FBAR op tijd in?

Wilt u uw FBAR op tijd indienen? Begin dan met een overzicht van uw rekeningen, verzamel de benodigde gegevens en kies een eigen datum om alles te versturen. Deze FBAR-checklist helpt u stap voor stap: van de eerste bankafschriften tot het bewaren van uw ontvangstbevestiging. Heeft u over eerdere jaren niets ingediend? Laat dan eerst beoordelen hoe u die achterstand kunt herstellen.

Met een FBAR meldt u bepaalde financiële rekeningen buiten de Verenigde Staten. Dat doet u met FinCEN Form 114. FinCEN is de organisatie binnen het Amerikaanse ministerie van Financiën die deze melding ontvangt. Dit stappenplan helpt particulieren bij hun jaarlijkse indiening, bijvoorbeeld als u in Nederland woont en de Amerikaanse nationaliteit heeft.

1. Kies het juiste kalenderjaar en plan uw indiening

Uw FBAR gaat over een volledig kalenderjaar, van 1 januari tot en met 31 december. U dient de melding het jaar daarna in. Zet bovenaan uw checklist over welk jaar u rapporteert. Vermeld dat jaar ook als u gegevens bij uw bank opvraagt.

De gebruikelijke deadline is 15 april. U krijgt automatisch uitstel tot 15 oktober als u die datum niet haalt. Een apart verzoek is niet nodig. De FBAR staat los van uw Amerikaanse aangifte inkomstenbelasting. Controleer de berichten van FinCEN als voor uw situatie bijzonder uitstel kan gelden.

Onderstaande planning helpt u bij de voorbereiding. De tussendatums zijn praktische voorstellen, geen extra wettelijke deadlines.

Begint u later? Houd dezelfde volgorde aan. Geef iedere taak een concrete datum en noteer wie deze uitvoert: u, uw bank of uw adviseur. Is de deadline die voor u geldt al verstreken? Lees dan verderop wat u bij gemiste jaren kunt doen.

2. Maak één overzicht van uw rekeningen

Begin met uw betaal-, spaar- en beleggingsrekeningen buiten de VS. Neem ook gezamenlijke rekeningen mee en rekeningen die u tijdens het kalenderjaar heeft gesloten. Een opgeheven rekening kan nog steeds meetellen voor de melding over dat jaar.

Noteer daarnaast rekeningen waarbij u de bank opdracht kunt geven om geld van iemand anders over te maken, alleen of samen met een ander. Dit heet tekenbevoegdheid. Daardoor kan een meldingsplicht ontstaan, ook als het geld niet van u is. Pensioenproducten, verzekeringen, zakelijke rekeningen en rekeningen die voor een ander worden aangehouden, kunnen extra beoordeling vragen. Kijk daarom verder dan alleen de naam op de rekening.

Een US person is onder meer een Amerikaans staatsburger of iemand die volgens de Amerikaanse regels als inwoner geldt. Ook bepaalde Amerikaanse organisaties vallen hieronder. Dit artikel richt zich op particulieren. Een US person moet in het algemeen een FBAR indienen als de gezamenlijke waarde van de rekeningen die onder de regels vallen tijdens het jaar boven $10.000 uitkomt. De grens geldt dus niet per rekening. De FBAR-handleiding van de IRS beschrijft de rekeningsoorten, eigendomsregels en uitzonderingen.

3. Verzamel de gegevens voordat u het formulier opent

Maak een beveiligde map voor het kalenderjaar. Verzamel voor iedere rekening:

• De naam van de rekeninghouder en het rekeningnummer, bijvoorbeeld het IBAN.
• De naam, het adres en het land van de bank of andere financiële instelling.
• Het soort rekening en of deze van u alleen is, gezamenlijk wordt aangehouden of onder uw tekenbevoegdheid valt.
• Afschriften of transactieoverzichten waarmee u de hoogste waarde tijdens het jaar kunt bepalen.
• De gegevens van een mederekeninghouder die het betreffende onderdeel van het formulier vraagt.

Leg ook uw eigen persoonsgegevens klaar, waaronder uw Amerikaanse belastingnummer als u dat heeft. Voor Amerikaanse staatsburgers is dat doorgaans het Social Security Number, afgekort SSN. Heeft u geen nummer, volg dan de instructies bij het formulier. Vul geen verzonnen nummer in.

Een Nederlands jaaroverzicht kan een handig begin zijn. Staat daarop alleen het saldo aan het einde van het jaar, dan is dat niet altijd voldoende om de hoogste jaarwaarde vast te stellen. Vraag aanvullende gegevens op voordat u aan de indiening begint.

4. Bereken de waarde van iedere rekening

Gebruik voor iedere rekening een aparte regel en doorloop deze stappen:

1. Bepaal de hoogste jaarwaarde. Zoek de hoogste waarde tijdens het kalenderjaar in de valuta van de rekening. U mag afschriften gebruiken als die een goed beeld geven van die hoogste waarde.
2. Reken om naar dollars. Gebruik de Treasury-wisselkoers van 31 december van het jaar waarover u rapporteert. Treasury is het Amerikaanse ministerie van Financiën. Is er geen Treasury-koers beschikbaar, gebruik dan een andere controleerbare koers en vermeld de bron.
3. Rond naar boven af. Geef het dollarbedrag naar boven afgerond op hele dollars op.

Volg de FinCEN-instructies voor de maximale rekeningwaarde. Gebruik niet zomaar de huidige wisselkoers of alleen het saldo van 31 december.

Een eenvoudig rekenvoorbeeld

Dit is een fictief voorbeeld. Sanne woont in Nederland, heeft de Nederlandse en Amerikaanse nationaliteit en moet twee Nederlandse rekeningen opgeven. Er geldt voor haar geen uitzondering. Om de berekening te laten zien, gebruiken we een verzonnen wisselkoers van € 0,90 per Amerikaanse dollar. Gebruik deze voorbeeldkoers niet voor uw eigen FBAR.

De gezamenlijke maximale waarden zijn hoger dan $10.000. Sanne geeft daarom beide rekeningen op. In de FBAR vermeldt zij voor iedere rekening afzonderlijk de hoogste jaarwaarde. Die hoogste waarden hoeven niet op dezelfde datum te zijn bereikt. Heeft u geld tussen rekeningen overgemaakt? Houd beide rekeningen op uw lijst en volg de FinCEN-instructies. Laat niet zelf een rekening weg.

Bewaar uw berekening samen met de afschriften en de bron van de wisselkoers. Zo kunt u later terugvinden hoe ieder bedrag is bepaald.

5. Bepaal of u zelf indient of hulp nodig heeft

Zelf indienen kan passen als u over eerdere jaren bij bent, uw rekeningen overzichtelijk zijn en u de instructies begrijpt. Vraag hulp als onduidelijk is van wie een rekening is, u tekenbevoegdheid heeft voor anderen, gegevens ontbreken of eerdere jaren niet zijn ingediend.

Vraagt u hulp bij het indienen van uw FBAR? Geef dan aan om hoeveel rekeningen het gaat en welke vragen nog openstaan. Deel gevoelige gegevens via het afgesproken beveiligde kanaal. Vraag vooraf een schriftelijke prijsopgave, een documentenlijst en een haalbare opleverdatum. Spreek ook af wie de FBAR verstuurt en wie de ontvangstbevestiging controleert. Leg de planning vast nadat de adviseur uw rekeningoverzicht heeft bekeken.

Dient iemand anders voor u in, dan legt u de toestemming vast met FinCEN Form 114a. Bewaar dit formulier bij uw administratie. U verstuurt het niet met de FBAR.

6. Vul FinCEN Form 114 in en verstuur het

Ga naar de officiële FinCEN-pagina voor particuliere FBAR-indieners. Als particulier hoeft u voor het indienen van uw eigen FBAR geen BSA E-Filing-account aan te maken.

1. Kies hoe u wilt indienen. Met het onlineformulier vult u de gegevens op de website in en verstuurt u ze daar. Adobe Reader is daarvoor niet nodig. Voor de PDF-versie heeft u Adobe Reader wel nodig. Die versie kunt u tijdens de voorbereiding opslaan.
2. Selecteer het juiste kalenderjaar. Kies het jaar van uw rekeninggegevens, niet automatisch het jaar waarin u het formulier verstuurt.
3. Vul uw gegevens en rekeningen in. Gebruik de juiste onderdelen voor rekeningen op uw eigen naam, gezamenlijke rekeningen en tekenbevoegdheid.
4. Controleer alles. Vergelijk rekeningnummers en dollarbedragen met uw checklist. Los foutmeldingen in het formulier op.
5. Onderteken en verstuur. Volg alle stappen totdat u een verzendbevestiging ziet. Een PDF alleen opslaan of ondertekenen is nog geen indiening.

Bankafschriften bewaart u zelf. U voegt ze niet als bijlage aan de FBAR toe. Opent de PDF niet goed? Controleer de softwarevereisten of gebruik het onlineformulier als dat voor u geschikt is. Bij technische problemen kunt u de technische hulp van FinCEN raadplegen. Stuur geen ingevulde FBAR of andere gevoelige gegevens per e-mail naar de helpdesk.

7. Bewaar de bevestiging en controleer uw e-mail

Bewaar de ingediende melding, de verzendbevestiging en het volgnummer. Controleer ook uw e-mail en spammap op de latere ontvangstbevestiging en het BSA Identifier. Dat is het referentienummer van uw indiening. De elektronische indieningshandleiding van FinCEN noemt hiervoor twee werkdagen. Ontvangt u geen bevestiging, neem dan met uw volggegevens contact op met de technische ondersteuning. Ga er niet zonder meer van uit dat alles is verwerkt.

Volgens de IRS moet u de rekeninggegevens in het algemeen vijf jaar vanaf de uiterste indieningsdatum bewaren. Houd als praktische voorzorg uw volledige dossier minstens vijf jaar aan vanaf de uiterste indieningsdatum of uw werkelijke indieningsdatum, afhankelijk van welke later valt. Zet meteen een herinnering voor januari van het volgende jaar in uw agenda.

Wat doet u bij ontbrekende gegevens of gemiste jaren?

Ontbrekende afschriften: vraag oude afschriften, een transactieoverzicht of een bankbevestiging van de hoogste waarde op. Controleer of de gegevens een goed beeld geven van de hoogste jaarwaarde. Blijft een waarde onbekend, volg dan de officiële instructies voor het veld waarmee u dat aangeeft of vraag hulp. Vul geen nul in alleen omdat u het bedrag niet kunt vinden.

Gezamenlijke rekeningen: een gezamenlijke belastingaangifte of de FBAR van uw partner dekt uw eigen verplichting niet automatisch. Voor echtgenoten bestaat een beperkte uitzondering met voorwaarden, waaronder Form 114a. Controleer of u daaraan voldoet voordat u hiervan uitgaat.

Gemiste jaren: maak een overzicht van ontbrekende FBAR-meldingen en belastingaangiften en laat uw situatie tijdig beoordelen. De juiste aanpak hangt af van wat ontbreekt en van uw omstandigheden. De Streamlined Procedure kan een mogelijkheid zijn als u aan de voorwaarden voldoet en de fouten niet opzettelijk waren. Denk bijvoorbeeld aan een vergissing of een misverstand over de regels te goeder trouw. Deze procedure is niet automatisch de juiste route voor iedere te late FBAR.

Wacht met een achterstand niet tot de volgende jaarlijkse deadline. Ga er ook niet van uit dat het los indienen van oude meldingen alle belasting- en rapportagevragen oplost.

Weet u niet waar u moet beginnen? Americans Overseas kan uitleg geven over de mogelijke vervolgstappen en u in contact brengen met een passende specialist.

Laat u informeren bij Americans Overseas

Wij, de oprichters van Americans Overseas, zijn geboren in Nederland en hebben onze Amerikaanse nationaliteit gekregen via onze (Amerikaanse) moeder.

Toen wij rond 2013 voor het eerst over het belastingverdrag Nederland Amerika hoorden, heerste er bij ons ongeloof (dit kan toch niet waar zijn), woede (waarom kan men dit zomaar doen), angst (krijg ik nu boetes of problemen), en paniek (wat moet ik doen).

Het is (helaas) wel waar dat er een Amerikaanse belastingplicht is voor Nederlanders die de Amerikaanse nationaliteit door geboorte hebben verkregen. Er was voor ons geen informatie van de lokale overheid, het consulaat verwees ons naar de IRS, en de IRS was ondoordringbaar.

Wij zijn daarom dit initiatief begonnen om mensen te helpen met goede informatie, onnodige paniek te voorkomen, en vrijblijvend en kosteloos hulp aan te bieden. Indien gewenst en nodig beschikken wij over een netwerk van betaalbare professionals (accountants), die u verder kunnen helpen met uw Amerikaanse belastingverplichtingen.

Neem nu contact op voor meer informatie

Bronnen

• IRS: FBAR-regels, deadlines en bewaarplicht
• IRS Publication 5569: FBAR-handleiding
• FinCEN: rapportageregels en berichten over uitstel
• FinCEN: instructies bij Form 114
• FinCEN: portaal voor particuliere FBAR-indieners
• FinCEN: elektronisch indienen en ontvangstbevestiging
• FinCEN: technische ondersteuning
• IRS: voorwaarden van de Streamlined Filing Compliance Procedures