Wie reichen Sie Ihre FBAR-Meldung rechtzeitig ein?

Wenn Sie Ihre FBAR-Meldung rechtzeitig einreichen möchten, beginnen Sie mit einer Übersicht Ihrer Konten. Sammeln Sie die nötigen Unterlagen und legen Sie einen eigenen Abgabetermin fest. Diese FBAR-Checkliste begleitet Sie von den ersten Kontoauszügen bis zur gespeicherten Eingangsbestätigung. Haben Sie für frühere Jahre nichts eingereicht? Lassen Sie zuerst prüfen, wie Sie diese Versäumnisse nachholen können.

Mit einer FBAR-Meldung geben Sie bestimmte Finanzkonten außerhalb der USA an. Dafür verwenden Sie FinCEN Form 114. FinCEN ist eine Behörde des US-Finanzministeriums, die diese Meldung entgegennimmt. Dieser Leitfaden hilft Privatpersonen bei der jährlichen Abgabe, zum Beispiel Menschen mit deutscher und amerikanischer Staatsangehörigkeit, die in Deutschland leben.

1. Wählen Sie das Berichtsjahr und planen Sie die Abgabe

Die FBAR-Meldung bezieht sich auf ein Kalenderjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Sie reichen sie im darauffolgenden Jahr ein. Schreiben Sie das Berichtsjahr oben auf Ihre Checkliste. Nennen Sie dieses Jahr auch, wenn Sie bei Ihrer Bank Unterlagen anfordern.

Die reguläre Frist ist der 15. April. Wenn Sie diese Frist nicht einhalten, erhalten Sie automatisch eine Verlängerung bis zum 15. Oktober. Ein gesonderter Antrag ist nicht nötig. Die FBAR-Meldung wird getrennt von Ihrer US-Einkommensteuererklärung eingereicht. Prüfen Sie die Mitteilungen von FinCEN, falls für Ihre Situation eine besondere Fristverlängerung gelten könnte.

Der folgende Zeitplan ist eine Empfehlung für Ihre Vorbereitung. Die Zwischentermine sind keine zusätzlichen gesetzlichen Fristen.

Beginnen Sie später, gehen Sie in derselben Reihenfolge vor. Geben Sie jeder Aufgabe einen Termin und halten Sie fest, wer sie übernimmt: Sie selbst, Ihre Bank oder Ihr Berater. Ist die für Sie geltende Frist bereits abgelaufen? Lesen Sie weiter unten den Abschnitt zu versäumten Meldungen.

2. Erstellen Sie eine vollständige Kontenübersicht

Beginnen Sie mit Giro-, Spar- und Wertpapierkonten außerhalb der USA. Nehmen Sie auch Gemeinschaftskonten und Konten auf, die Sie im betreffenden Jahr geschlossen haben. Ein geschlossenes Konto kann für die Meldung dieses Jahres weiterhin relevant sein.

Notieren Sie außerdem Konten, bei denen Sie der Bank allein oder gemeinsam mit einer anderen Person Anweisungen geben können, über fremdes Geld zu verfügen. Das wird als Zeichnungsberechtigung bezeichnet, auf Englisch „signature authority“. Daraus kann eine Meldepflicht entstehen, auch wenn das Geld nicht Ihnen gehört. Altersvorsorgeprodukte, Versicherungen, Geschäftskonten und Konten, die für andere Personen geführt werden, können eine genauere Prüfung erfordern. Der Name des Kontoinhabers allein beantwortet nicht jede Frage.

Zu den sogenannten US-Personen gehören unter anderem US-Staatsbürger und Personen, die nach US-Recht als in den USA ansässig gelten. Auch bestimmte US-Gesellschaften und andere Rechtsträger fallen darunter. Dieser Artikel richtet sich an Privatpersonen. Eine US-Person muss grundsätzlich eine FBAR-Meldung abgeben, wenn der Gesamtwert der meldepflichtigen ausländischen Konten im Kalenderjahr 10.000 US-Dollar übersteigt. Die Grenze gilt nicht für jedes Konto einzeln. Einzelheiten und Ausnahmen finden Sie im FBAR-Leitfaden der US-Steuerbehörde IRS.

3. Sammeln Sie die Angaben, bevor Sie das Formular öffnen

Legen Sie für das Berichtsjahr einen geschützten Ordner an. Sammeln Sie für jedes Konto:

• Den Namen des Kontoinhabers und die Kontonummer, zum Beispiel die IBAN.
• Den Namen, die Anschrift und das Land der Bank oder des anderen Finanzinstituts.
• Die Kontoart und die Angabe, ob es sich um ein Einzelkonto, ein Gemeinschaftskonto oder eine Zeichnungsberechtigung handelt.
• Kontoauszüge oder Umsatzübersichten, aus denen sich der höchste Wert im Jahr ermitteln lässt.
• Die Angaben zu einem Mitinhaber, die der betreffende Formularabschnitt verlangt.

Halten Sie auch Ihre persönlichen Angaben bereit, einschließlich Ihrer US-Steueridentifikationsnummer, sofern vorhanden. Bei US-Staatsbürgern ist das in der Regel die Social Security Number (SSN). Das ist die persönliche US-Sozialversicherungsnummer, die auch für Steuerzwecke verwendet wird. Wenn Sie keine Nummer haben, folgen Sie den Formularhinweisen. Tragen Sie keine erfundene Nummer ein.

Eine Jahresübersicht Ihrer deutschen Bank kann ein guter Ausgangspunkt sein. Zeigt sie nur den Kontostand am Jahresende, reicht das nicht immer aus, um den höchsten Wert während des Jahres zu bestimmen. Fordern Sie ergänzende Unterlagen frühzeitig an.

4. Berechnen Sie den Wert jedes Kontos

Verwenden Sie für jedes Konto eine eigene Zeile und gehen Sie in drei Schritten vor:

1. Ermitteln Sie den Jahreshöchstwert. Bestimmen Sie den höchsten Wert während des Berichtsjahres in der Kontowährung. Sie dürfen Kontoauszüge verwenden, wenn diese den Höchstwert angemessen abbilden.
2. Rechnen Sie in US-Dollar um. Verwenden Sie den Treasury-Wechselkurs vom 31. Dezember des Berichtsjahres. Treasury ist das US-Finanzministerium. Gibt es keinen solchen Kurs, verwenden Sie einen anderen nachprüfbaren Wechselkurs und nennen Sie dessen Quelle.
3. Runden Sie auf. Geben Sie den Dollarbetrag auf den nächsten vollen US-Dollar aufgerundet an.

Beachten Sie die FinCEN-Anleitung zur Ermittlung des höchsten Kontowerts. Verwenden Sie nicht einfach den heutigen Wechselkurs oder nur den Kontostand vom 31. Dezember.

Ein einfaches Rechenbeispiel

Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Anna lebt in Deutschland und hat die deutsche und die amerikanische Staatsangehörigkeit. Sie hat zwei meldepflichtige Konten bei deutschen Banken. Für sie gilt keine Ausnahme. Zur Veranschaulichung verwenden wir einen erfundenen Wechselkurs von 0,90 Euro je US-Dollar. Nutzen Sie diesen Beispielkurs nicht für Ihre eigene Meldung.

Die Summe der Höchstwerte liegt über 10.000 US-Dollar. Anna gibt deshalb beide Konten an. In der FBAR-Meldung trägt sie für jedes Konto den jeweiligen Jahreshöchstwert ein. Diese Höchstwerte müssen nicht am selben Tag erreicht worden sein. Haben Sie Geld zwischen Konten überwiesen? Lassen Sie beide Konten auf Ihrer Liste und folgen Sie den FinCEN-Anweisungen. Streichen Sie nicht eigenständig eines der Konten.

Bewahren Sie Ihre Berechnung zusammen mit den Kontoauszügen und der Wechselkursquelle auf. So können Sie später nachvollziehen, wie Sie jeden Betrag ermittelt haben.

5. Entscheiden Sie, ob Sie selbst einreichen oder Hilfe benötigen

Die eigene Abgabe kann infrage kommen, wenn Ihre Meldungen für frühere Jahre vollständig sind, Ihre Kontenverhältnisse überschaubar sind und Sie die Anleitung verstehen. Holen Sie Hilfe ein, wenn Eigentumsverhältnisse unklar sind, Sie für andere zeichnungsberechtigt sind, Unterlagen fehlen oder frühere Jahre nicht eingereicht wurden.

Wenn Sie Unterstützung bei Ihrer FBAR-Meldung suchen, nennen Sie die Anzahl der Konten und Ihre offenen Fragen. Übermitteln Sie vertrauliche Angaben über den vereinbarten sicheren Weg. Bitten Sie vorab um ein schriftliches Honorarangebot, eine Unterlagenliste und einen realistischen Fertigstellungstermin. Klären Sie auch, wer die Meldung übermittelt und wer die Bestätigung kontrolliert. Vereinbaren Sie den Termin, nachdem der Berater Ihre Kontenübersicht geprüft hat.

Reicht jemand die Meldung für Sie ein, dokumentieren Sie die Bevollmächtigung mit FinCEN Form 114a. Bewahren Sie dieses Formular auf. Es wird nicht zusammen mit der FBAR-Meldung eingereicht.

6. Füllen Sie FinCEN Form 114 aus und senden Sie es ab

Öffnen Sie die offizielle FinCEN-Seite für die FBAR-Abgabe durch Privatpersonen. Als Privatperson müssen Sie für Ihre eigene Meldung kein BSA E-Filing-Konto anlegen.

1. Wählen Sie den Übermittlungsweg. Beim Onlineformular geben Sie die Daten auf der Website ein und senden sie dort ab. Adobe Reader ist dafür nicht nötig. Für die PDF-Version benötigen Sie Adobe Reader. Diese Version können Sie während der Vorbereitung speichern.
2. Wählen Sie das richtige Berichtsjahr. Geben Sie das Jahr Ihrer Kontounterlagen an, nicht automatisch das Jahr, in dem Sie das Formular absenden.
3. Tragen Sie Ihre Angaben und Konten ein. Verwenden Sie die passenden Abschnitte für Einzelkonten, Gemeinschaftskonten und Zeichnungsberechtigungen.
4. Kontrollieren Sie die Einträge. Vergleichen Sie Kontonummern und Dollarbeträge mit Ihrer Checkliste. Beheben Sie Fehlermeldungen des Formulars.
5. Unterschreiben und übermitteln Sie die Meldung. Folgen Sie allen Schritten bis zur Übermittlungsbestätigung. Eine PDF-Datei nur zu speichern oder zu unterschreiben ist noch keine Abgabe.

Kontoauszüge bleiben in Ihren Unterlagen. Sie werden nicht als Anlage mitgeschickt. Öffnet sich die PDF-Datei nicht richtig? Prüfen Sie die Softwareanforderungen oder verwenden Sie gegebenenfalls das Onlineformular. Bei technischen Problemen hilft die technische Unterstützung von FinCEN. Senden Sie keine ausgefüllte FBAR-Meldung oder andere vertrauliche Angaben per E-Mail an den Helpdesk.

7. Speichern Sie die Bestätigung und prüfen Sie Ihre E-Mails

Speichern Sie die übermittelte Meldung, die Bestätigung und die Tracking-Nummer. Prüfen Sie auch Ihren E-Mail- und Spamordner auf die spätere Bestätigung mit dem BSA Identifier. Das ist die Referenznummer Ihrer Meldung. Die elektronische Einreichungsanleitung von FinCEN nennt dafür zwei Werktage. Erhalten Sie keine Bestätigung, wenden Sie sich mit Ihren Übermittlungsdaten an die technische Unterstützung. Gehen Sie nicht ohne Nachweis davon aus, dass die Meldung verarbeitet wurde.

Laut IRS müssen die Kontounterlagen grundsätzlich fünf Jahre ab dem Fälligkeitstermin der FBAR-Meldung aufbewahrt werden. Bewahren Sie vorsorglich die vollständigen Unterlagen mindestens fünf Jahre ab dem Fälligkeitstermin oder dem tatsächlichen Abgabetag auf, je nachdem, welcher später liegt. Tragen Sie gleich eine Erinnerung für den kommenden Januar ein.

Was tun Sie bei fehlenden Unterlagen oder versäumten Meldungen?

Fehlende Kontoauszüge: Fordern Sie ältere Auszüge, eine Umsatzübersicht oder eine Bankbestätigung über den Höchstwert an. Prüfen Sie, ob sich daraus der Jahreshöchstwert angemessen ermitteln lässt. Bleibt ein Wert unbekannt, folgen Sie der offiziellen Anleitung für das entsprechende Feld oder holen Sie Hilfe ein. Tragen Sie nicht null ein, nur weil Sie den Betrag nicht finden.

Gemeinschaftskonten: Eine gemeinsame Steuererklärung oder die FBAR-Meldung Ihres Partners deckt Ihre eigene Pflicht nicht automatisch ab. Für Ehepartner gibt es eine begrenzte Ausnahme mit bestimmten Voraussetzungen, darunter Form 114a. Prüfen Sie diese Voraussetzungen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Versäumte Jahre: Listen Sie die fehlenden FBAR-Meldungen und Steuererklärungen auf und lassen Sie Ihre Situation zeitnah beurteilen. Der passende Weg hängt davon ab, was fehlt und welche Umstände vorliegen. Das Streamlined-Verfahren kann für berechtigte Personen eine Möglichkeit sein, wenn die Versäumnisse nicht vorsätzlich waren. Darunter können etwa Fehler oder ein gutgläubiges Missverständnis der Regeln fallen. Das Verfahren ist nicht automatisch die richtige Lösung für jede verspätete FBAR-Meldung.

Warten Sie mit älteren Versäumnissen nicht bis zum nächsten jährlichen Abgabetermin. Gehen Sie auch nicht davon aus, dass das einzelne Nachreichen alter Meldungen sämtliche Steuer- und Meldefragen klärt.

Wissen Sie nicht, wo Sie anfangen sollen? Americans Overseas kann die möglichen nächsten Schritte erklären und Sie mit einem passenden Spezialisten in Kontakt bringen.

Informieren Sie sich mit Americans Overseas

Wir, die Gründer von Americans Overseas, wurden in den Niederlanden geboren und haben unsere US-Staatsbürgerschaft über unsere (amerikanische) Mutter erhalten.

Als wir 2013 zum ersten Mal vom Steuerabkommen zwischen den Niederlanden und Amerika hörten, waren wir ungläubig (das kann doch nicht wahr sein), wütend (wie kann man das einfach tun), ängstlich (werde ich jetzt bestraft oder habe Probleme), und panisch (was soll ich tun).

Es ist (leider) wahr, dass es eine US-Steuerpflicht für Niederländer gibt, die die US-Staatsbürgerschaft durch Geburt erworben haben. Es gab keine Informationen von der lokalen Regierung, das Konsulat verwies uns an die IRS, und die IRS war undurchdringlich.

Deshalb haben wir dieses Projekt gestartet, um Menschen mit guten Informationen zu helfen, unnötige Panik zu vermeiden und unverbindlich und kostenlos Hilfe anzubieten. Falls gewünscht und notwendig, verfügen wir über ein Netzwerk erschwinglicher Fachleute (Steuerberater), die Ihnen weiterhelfen können, Ihre US-Steuerpflichten zu erfüllen.

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Quellen

• IRS: FBAR-Regeln, Fristen und Aufbewahrungspflichten
• IRS Publication 5569: FBAR-Leitfaden
• FinCEN: Meldepflichten und Mitteilungen zu Fristverlängerungen
• FinCEN: Anleitung zu Form 114
• FinCEN: FBAR-Portal für Privatpersonen
• FinCEN: elektronische Abgabe und Bestätigung
• FinCEN: technische Unterstützung
• IRS: Voraussetzungen der Streamlined Filing Compliance Procedures